Vor 1 Monat veröffentlicht
Ref.-Nr.: 15079808

Office Assistant (d/m/w)

Überblick

Ort:
Hamburg, Germany
Umfang:
Vollzeit
Vermittlungsart:
Festanstellung
Startdatum:
Oktober 2022
Weiteres:
Vollzeit

Als Office Assistant (d/w/m) bei Academic Work kümmerst dich um den Wohlfühlfaktor in unseren Räumlichkeiten. Werde Teil unseres internationalen Teams!

Über die Position

Für unser Büro in Hamburg suchen wir in Elternzeitvertretung zum Oktober 2022 einen Office Assistant (d/w/m) in Vollzeit. Diese Position ist befristet bis April / Mai 2024 mit Option auf Übernahme.

Unser Empfangsbereich ist das Herz und die Seele unseres Office und die Kollegen:innen sorgen täglich für den Wohlfühlfaktor und “Best place to work”. In dieser Rolle leistest du einen entscheidenden Beitrag zu einem rundum gelungenen Customer Experience. Du bist unser Gesicht nach außen und trägst zu einer hohen Mitarbeiter-, Kunden-, und Bewerberzufriedenheit in einem internationalen Umfeld bei. Du stellst eine tolle Atmosphäre in unseren Räumlichkeiten sicher, kümmerst dich um administrative Aufgaben und agierst als erste:r Ansprechpartner:in für Fragen rund ums Office, Bürobedarfe und Fuhrpark.

Deine Benefits als Office Assistant (d/w/m)

  • Flexibles Arbeitszeitmodell
  • Modernes, internationales und dynamisches Umfeld
  • Verantwortung und Gestaltungsfreiheit bei Projekten (z.B. Eröffnung unseres neues Büros, Eventplanung)
  • Flexibles Arbeitszeitmodell mit Option auf Home-Office
  • Mitarbeitervergünstigungen (u.a. Freizeitangebote)
  • Einarbeitung und monatliche Feedbackgespräche

Zudem bieten wir dir 30 (+2) Tage Urlaub, einen Laptop, ein iPhone (auch zur privaten Nutzung) und vieles mehr.

Aufgaben

  • Verantwortung der Telefonzentrale, Verwaltung des Posteingangs und -ausgangs und allgemeine Office Management Aufgaben (Bestellung von Kaffee, Getränken und Büromaterial, Ansprechpartner für interne Umzüge, Techniker bezüglich IT-Themen etc.)
  • Interne Unterstützung bei Projekten hinsichtlich der Kommunikation (u. a. Aufsetzen von Telefon- und Videokonferenzen, Versand von Team-E-Mails)
  • Enger Austausch mit den Assistenzen der anderen Teams und Standorte (National und international) zur Sicherstellung einheitlicher Bearbeitungsprozesse
  • Koordination und Organisation Meetings, internen und externen Events und Dienstreisen (national und international) und Kommunikation mit externen Dienstleistern und Kooperationspartnern
  • Empfang und Betreuung unserer Kandidat:innen & Kunden:innen im offenen Empfangsbereich und Vor- und Nachbereitung der Meeting-Räume
  • Betreuung des Fuhrparkmanagements & Zuständigkeit der Rahmenverträge für Mobiltelefone und gelegentliche Aufarbeitung der Reisekostenabrechnung

Wir suchen

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung in einer serviceorientierten Branche, Quereinsteiger:innen (Hotel, Tourismus, Fitness o.Ä.) werden gern gesehen
  • Verhandlungssichere Deutsch- (C2) und gute Englischkenntnisse (C1) in Wort und Schrift
  • Sehr hohe Dienstleistungsorientierung, ein Auge fürs Detail und ein hohes Maß an Organisationstalent
  • Professionelles, freundliches Auftreten, hohes Verantwortungsbewusstsein und selbständiges Arbeiten
  • Nachweisliche Erfahrung mit Microsoft Office, insbesondere PowerPoint, Word und Excel

Mehr über uns

Wir möchten der beste Arbeitgeber sein und unsere Unternehmenskultur ist von drei Werten geprägt: Share Energy, Beat Yesterday und Show Heart. Wir möchten Spaß bei der Arbeit haben, positive Energie versprühen, beeindruckende Ergebnisse erzielen und uns immer weiterentwickeln.

Erfahre mehr:

Weitere Informationen

Unser Bewerbungsprozess für die Stelle als Office Assistant (d/w/m):

📃 Persönlichkeitstests (erfahre mehr)

📞 Telefoninterview mit Talent Acquisition

🦸 Erstgespräch mit Talent Acquisition

🙋🏻‍️ Final interview with the Hiring Managers

Kontaktperson: Mandy Pflaumbaum, 0173 602 1718

Start: Oktober 2022

Befristung: bis voraus. März 2024 mit Option auf Verlängerung

Umfang: Vollzeit

Ort: Hamburg

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